Rakennusvalvonnan arkistojen digitointi tuottaa kuntalaisten käyttöön uuden sähköisen palvelun
Tarja Taskinen, Emma Leino ja Marika Helms tekevät parhaillaan rakennusvalvonnan digitointitiimin seulontaa vanhasta rakennuslupa-aineistosta. Kuvat: Merja Haukipuro
Jaa sosiaalisessa mediassa:
Rakennusvalvonnan arkistojen digitointi tuottaa kuntalaisten käyttöön uuden sähköisen palvelun, joka tulee nähtäville Oulun karttapalvelun sivustolle.
Rakennusvalvonnan digitointitiimi seuloo parhaillaan sähköiseen muotoon rakennuslupa-aineistoa, josta rakennuslupapiirustukset tulevat kuntalaisten käyttöön loppuvuodesta. Oulun kaupungin rakennuslupapiirustukset vuodesta 1961 lähtien ovat yksi kysytyimmistä aineistoista. Tällä hetkellä rakennuslupapiirustuksia on saatavilla sähköisesti pyytämällä, kuten muutakin rakennuslupa-aineistoa.
”Yhtenä tavoitteena tässä rakennusvalvonnan arkistojen digitointiprojektissa on asiakirjapyyntöjen nopeuttaminen”, digitointitiimin projektipäällikkö ja rakennusvalvonnan assistentti Tarja Taskinen kertoo.
Skannattuina rakennuspiirustukset helpottavat sekä työntekijöiden työtä ja asiakkaiden tietojen saantia. Läpikäytävää aineistoa on kaikkiaan 368 hyllymetriä. Tällä hetkellä sähköiseen arkistoon on saatu 75 prosenttia aineistosta, eli reilu 250 000 tiedostoa, mutta luonnollisesti käsiteltyjä asiakirjoja on huomattavasti enemmän.
Rakennuslupa-aineistot pääpiirustuksineen sisältävät paljon ainutlaatuista tietoa jo kadonneesta Oulusta. Kuvassa seulontatyötä tekevä Marika Helms.
Palvelu ja lupavalmistelu nopeutuu
Rakennusvalvonnan arkistojen sähköistämisprojekti alkoi 2017 kesällä palkatuilla henkilöillä, mutta aineistojen tutkiminen alkoi jo 2016.
”Hyödynsimme sähköistämisprojektissa tarkastusinsinöörien paikallistietämystä, kun he kävivät ensin läpi Yli-Iin ja Ylikiimingin lupa-aineistoa”, Taskinen taustoittaa.
Alun alkaen rakennusvalvonnan entinen johtaja ja tietohallintoasiantuntija aloittivat sähköisen lupamenettelyn ja lupa-aineiston sähköistämisen suunnittelun 2013–2014. Taskisen pohjatietojen mukaan Mäkikyrö halusi sähköistää lupa-aineiston, jolloin piirustukset olisivat helposti käytettävissä lupavalmistelijoilla ja asiakirjapyyntöihin voitaisiin vastata nopeammin.
”Seulottavassa aineistossa käydään läpi lähinnä pääpiirustuksia. Aineistoa, jota seulomme, on kertynyt 1960-luvulta vuoteen 2014 saakka.”
Ouluun liittyneiden kuntien eli Haukipudas, Kiiminki, Oulunsalo, Yli-Ii ja Ylikiiminki aineistoista on skannattu lisäksi muun muassa rakennuslupahakemukset, lausunnot ja naapurikuulemiset, mutta ne eivät kuulu kaupungin asiointipalvelu Kauppaan.
Digitointiprojektin rakennuslupa-aineisto on peräisin vanhoista Oulun, Haukiputaan, Kiimingin, Ylikiimingin, Oulunsalon ja Yli-Iin rakennuslupa-aineistoista.
Digitoitua aineistoa hyödyntävät esimerkiksi kuntalaiset, jotka ryhtyvät rakennushankkeisiin, rakennusalan yrittäjät sekä kiinteistönvälittäjät. Nyt digitoidut pääpiirustukset saa rakennusvalvonnan asiakaspalvelusta sähköpostitse pyytämällä ilmaiseksi, jolloin asiakas joutuu hieman odottamaan, sillä pyyntöihin vastataan saapumisjärjestyksessä. Pyyntöön on kuitenkin vastattava kahden viikon kuluessa.
“Jos esimerkiksi rakennuttajalle tulee tarve saada pääpiirustuksia heti käyttöönsä, on asiakkaan tulevaisuudessa helpompi saada nämä virka-ajan ulkopuolella nopeasti pientä maksua vastaan.”
”Arviolta loppuvuodesta digitoidut pääpiirustukset ovat saatavilla Oulun kaupungin verkkosivustojen asiointipalvelu Kaupan kautta e-kartta.ouka.fi. Tällä hetkellä sivustolta voi ostaa muun muassa erilaisia kartta-aineistoja ja tilata rakentamiseen liittyviä merkintä- ja mittauspalveluja”, Taskinen tarkentaa.
Seulontatyössä mukana useampi henkilö
Rakennusvalvonnan digitointiprojektissa on tällä hetkellä enää vain kaksi mukana seulontatyössä, joka tulee valmiiksi kesän aikana. Seulonta tuottaa aineistoa skannattavaksi, jonka ulkopuolinen palveluntarjoaja toteuttaa.
Tämän jälkeen aineisto tarkistetaan projektissa, ja kun riittävästi aineistoa on koossa, se siirretään sähköiseen arkistoon konsernihallinnon asianhallinnan kanssa sopien. Kun aineisto on Lootassa, se on käytettävissä työntekijöillä paikkatietojärjestelmässä, joka sisältää muun muassa lupa-, rakennus-, huoneisto- ja kiinteistörekisterin.
Asiakkaista Taskisen mukaan esimerkiksi kiinteistövälittäjät tarvitsevat pohjapiirustuksia myytävistä kohteista ja rakentajat pyytävät omaan rakentamiseensa usein kaikenlaisia pääpiirustuksia. Myös tutkijoita kiinnostaa erilaiset pääpiirustukset. Pääpiirustuksia ovat asemapiirustus, pohja-, leikkaus- ja julkisivupiirustukset.
Toimistoapulainen Emma Leino ja palvelusihteeri Marika Helms tekevät tällä hetkellä projektin seulontaa. Se tarkoittaa olemassa olevien rakennusten paikantamista ja niitä koskevien rakennuslupien ajantasaisten tietojen kokoamista metatietotaulukkoon.
”Seulontatyö on käytännön työtä. Käymme läpi paperista lupa-aineistoa, paikannamme luvan kohteen paikkatietojärjestelmän kartalta ja etsimme ajantasaiset paikkatiedot. Joskus avuksi tarvitaan esimerkiksi vanhoja asemakaavoja tai historiaselvityksiä”, Helms kertoo.