Suurten konferenssien järjestäminen Oulussa vaatii tarkkaa valmistelua – Oulu Convention Bureau auttaa maksutta suunnittelussa

Oulun yliopisto järjesti Linnanmaan kampuksella 21.–25. elokuuta kansainvälisen, 15th International Conference on Electronic Spectroscopy and Structure (ICESS-15) – konferenssin.

ICESS-15 on jatkumoa tunnetulle fysiikan alan ICESS-konferenssisarjalle, joka kokoaa yhteen maailman johtavat elektronisen rakenteen ja spektroskopian asiantuntijat. Se on saanut alkunsa vuonna 1971, jolloin kansainvälinen elektronisen spektroskopian konferenssi pidettiin Asilomarissa, Yhdysvalloissa.

Konferenssi on järjestetty aiemmin eri puolilla maailmaa yhteensä 14 kertaa. Suomeen ja Ouluun sen piti saapua ensimmäisen kerran jo vuonna 2021, mutta koronapandemian myötä järjestäminen onnistui vasta kuluvan vuoden elokuussa.

Tapahtuman saaminen juuri Ouluun juontaa juurensa vuoteen 2015, jolloin Oulun yliopiston professori Marko Huttula oli ICESS-konferenssissa New Yorkin Stony Brookissa.

“Silloin tuli ensimmäisen kerran ajatus hakea konferenssia Ouluun. Päätimme hakea sitä yhdessä Uppsalan yliopiston kanssa seuraavalle järjestämisvuodelle 2018, mutta silloin ei sitä vielä saatu, ja se järjestettiin Shanghaissa. Siellä hain sitä seuraavaksi Ouluun ja saimme sen tänne”, tänä vuonna konferenssin puheenjohtajana toiminut Huttula taustoittaa.

Huippututkijat koolla

Oulun yliopiston puolesta konferenssin tieteellistä ohjelmavastuuta pyöritti apulaisprofessori Minna Patanen. Hänen lisäkseen huomattavan panoksen ohjelmasisältöön toi ICESS:n kansainvälinen asiantuntijaryhmä.

“Heidän kanssaan yhteistyössä tehtiin esityksiä ja muotoiltiin ohjelma ajanhetkeen sopivalla tavalla”, Huttula kertoo.

Konferenssin ohjelma koostui huippututkijoiden omien tutkimustulosten ja menetelmien esittelystä. Sisällöllisesti se oli hyvin monipuolinen sisältäen muun muassa tutkijoiden keynote-puheenvuoroja, kutsuttujen puhujien tilaisuuksia ja posterisessioita.

Huttula nostaa esiin myös kansainvälisesti arvostetun professori Wolfgang Eberhardtin julkisen luennon, joka käsitteli energiajärjestelmiä ja energiaa yleensäkin. Oulun teatterin Pikisalissa iltatapahtumana järjestetty luento veti paikan lähes täyteen. 

Tarjolla pohjoista kulttuuria

ICESS:n sosiaalisen ohjelman avasi viikkoa edeltäneenä sunnuntaina Get together -juhla, jota saapui seuraamaan 120 osallistujaa. Maanantai-iltana oli vuorossa Oulun musiikkikeskuksessa pidetty kaupungin vastaanotto, joka oli todella onnistunut. 

“Se oli mahtava. Loistava ruoka- ja juomatarjoilu. Isot kiitokset ja pisteet kaupungin suuntaan kyllä niistä. Kansainväliset vieraat tykkäsivät todella paljon”, Huttula toteaa.

Viikon mittaan vieraille oli tarjolla myös muun muassa retki kauniille Hailuodon saarelle ja iltajuhla, jossa oli yliopiston omista professoreista koostuva yhtye soittamassa. Erityisen suosittu oli revontulia esitellyt tilaisuus, josta osa vierailijoista varasi itselleen revontuliretken. Kahtena iltana toteutettu retki toi osallistujilleen myös tuloksia oikeiden revontulien muodossa. Lisäksi vierailla oli mahdollisuus lähteä päiväretkelle Rovaniemelle.

Sosiaaliseen ohjelmaan sisältyneistä, konferenssista erillään, olleista tapahtumista kuten retkistä vastasi ulkopuolinen tarjoaja, joka hoiti ilmoittautumiset ja maksuliikenteen. 

“Ne olisivat olleet aika työläitä ja hankalia järjestää itse. Ajan ja rahaliikenteen kannalta oli helpompaa järjestää asia ulkopuolisen tahon kautta”, taustoittaa konferenssin järjestelytoimikuntaan kuulunut johdon assistentti Marjut Saastamoinen Oulun yliopistolta.

Konferenssi oli menestys haasteista huolimatta

Globaaleja haasteita aiheuttanut koronapandemia vaikeutti myös ICESS:n tuomista Ouluun. Konferenssi piti ensin järjestää vuonna 2021, mutta pandemia siirsi sitä lopulta kaksi vuotta suunniteltua myöhemmäksi. Sittemmin haasteita on lisännyt muuttunut maailmantilanne. 

“Korona-aikana moni palveluntarjoaja kaatui, ja niiden korvaaminen oli vähän hankalaa. Myös hinnat ovat yleisesti nousseet ja se vaikutti tietysti kokonaiskustannuksiin”, Saastamoinen sanoo.

Yleisesti Huttula ja Saastamoinen ovat kuitenkin todella tyytyväisä konferenssiin ja sen järjestelyihin. Monen vuoden työ konkretisoitui myös osallistujien palautteissa, joissa konferenssia on kuvailtu todella onnistuneeksi. Lisäksi kehuja ovat keränneet suomalainen luonto ja pyörällä liikkumisen helppous Oulussa. Erityisen pidetty oli osallistujille jaettu lahja.

“Metsässä kasvaa nyt 190 männyntaimea keräämässä hiilidioksidia tulevat 80 vuotta. Se on kestävän kehityksen mukaista ja toimii samalla päästökompensaationa hiilijalanjäljelle, joka tuollaisen konferenssin järjestämisessä tulee”, Huttula avaa.

Maksutonta apua kaupungilta

Konferenssin onnistumisen kannalta Huttula haluaa nostaa esiin myös hakuvaiheeseen merkittävän panoksen tuoneen Oulu Convention Bureaun. Ammattimaisesti tehdyt hakudokumentit ja kutsumateriaali vakuuttivat kansainvälisen boardin Shanghain konferenssissa.

“Heiltä tuli käytännössä valmis kokonaisuus, jonka avulla oli todella helppo mennä esittelemään, keitä me olemme ja minkälaista meillä Oulussa on. Oulu Convention Bureausta oli hakuvaiheessa kaiken kaikkiaan äärimmäisen paljon apua.”

Kokonaisuutena konferenssi jätti jälkeensä myös monipuolisen perinnön sekä yliopistolle että Oululle. Tieteellisen uskottavuuden ja näkyvyyden lisäksi käteen jäi muutakin.

“Meille syntyi paljon uusia projekteja, ja osoitimme kykyä ottaa yhteisöllisyyden vastuuta”, Huttula hymyilee.