Päätökset onnistuvat myös etänä

Oulun kaupungin valtuusto ja kaupunginhallitus ehtivät juuri tottua uuteen kokoustilaan Oulun teatterilla. Nyt koronantilanteen takia kokoukset ovat siirtyneet sähköiseen maailmaan. Kaupunginvaltuusto kokoontuu seuraavan kerran huhtikuussa ja kaupunginhallitus maanantaisin.

”Tavoitteena on, että kaikki toimielimet, joilla on tekniset mahdollisuudet siirtyä sähköisiin kokouksiin, siirtyvät mahdollisimman pian”, kertoo kaupungin hallintojohtaja Ari Heikkinen.

Kokoustajia, joilla ei ole valmiutta sähköiseen toimintatapaan, on ohjeistettu perumaan ja siirtämään kokouksensa. Niin sanottuja hybridikokouksia, jossa osa osallistujista on etänä ja osa läsnä kokoustilassa, ei toistaiseksi ole estetty mutta niitä ei myöskään suositella. Sellaisessa tapauksessa pidetään turvaväli, pestään käsiä ja vältetään lähikontakteja.

”Fyysiset kokoukset ovat erityisesti riskiryhmille vaaranpaikka, vaikka toimittaisiin miten hyvin ohjeita ja varovaisuutta noudattaen.”

Hyvällä asenteella uuteen toimintatapaan

Kokoukset järjestetään hyödyntäen Teams-sovellusta, joten toimielinten jäsenet tarvitsevat koulutusta uuteen toimintatapaan. Koulutukset ovat vielä joiltain osin kesken mutta niitä jatketaan suositusten mukaisesti muutaman henkilön ryhmissä. Teams mahdollistaa äänen ja kuvan, joten virkamiesten esitykset onnistuvat kokouksissa.

”Äänestäminen tapahtuu tarvittaessa nimenhuudolla.”

Kaiken kaikkiaan uuteen toimintatapaan on suhtauduttu hyvin.

”Toimielinten jäsenet ovat olleet tyytyväisiä, kun tekniikka on toiminut ja oma osaaminen on riittänyt.”

Valtuustossa on 67 jäsentä, eli iso porukka on kerralla samassa kokouksessa. Seuraava kokous on 20.4., jolloin valtuusto kokoontuu seminaariin ja kokoukseen. Siis etänä. Kokouksen onnistumisen eteen paiskitaan töitä Oulun Digin asiantuntijoiden kanssa.

”Meillä on haasteita, miten kaikkien valtuutettujen etäyhteydet saadaan varmistettua ja julkinen kokous toimimaan juohevasti täysin reaaliajassa. Luottavaisin mielin kuitenkin ollaan.”