Neljä kaupunkia kehitti varhaiskasvatuksen tietojärjestelmän – tavoitteena säästää aikaa tärkeämpään työhön
Kun tiedot ovat yhdessä järjestelmässä, myös erilaisten hallinnollisten työprosessien automatisointi on helpompaa. Tällöin työntekijöiden aikaa säästyy tärkeämpään työhön. Kuvituskuva: Mostphotos
Jaa sosiaalisessa mediassa:
eVaka on varhaiskasvatuksen järjestelmä, joka sujuvoittaa muun muassa päiväkotien hallintoa, laskutusta, henkilökunnan reaaliaikaisen läsnäolon seurantaa, viestintää ja lasten läsnäoloaikojen varausta. Järjestelmän ovat kehittäneet Espoon, Tampereen, Oulun ja Turun kaupungit.
Se perustuu avoimeen lähdekoodiin eli on maksutta tarjolla myös muille kunnille. Myös järjestelmän tulevat päivitykset ovat maksuttomia eikä järjestelmän käytöstä makseta lisenssimaksuja.
”Kunnille tässä on mahdollisuus saada markkinoiden kattavin, edelleen kehittyvä sekä käyttökustannuksiltaan edullisin järjestelmä käyttöön”, tiivistää Espoon kaupungin digikehittämispäällikkö Harri Luttinen.
Tähtäys tuleviin vuosiin
Itse järjestelmä ei siis maksa, mutta kukin kunta vastaa käyttöönottoprojektin ja tarvittavan IT-infrastruktuurin kuluista. Muun muassa Tampereen kahdeksan kehyskuntaa ovat päättäneet siirtyä eVakan käyttäjiksi. eVakasta kiinnostuneet kunnat saavat Kuntaliitosta perustietoa alkuvaiheen liikkeellelähtöä varten.
”Siirtymällä käyttämään eVakaa kaupungit voivat säästää varhaiskasvatuksen järjestelmien lisenssimaksuissa satoja tuhansia euroja vuodessa”, tietohallintopäällikkö Arto Kahila Tampereen kaupungin tietohallinnosta kertoo.
Kehittäjäkaupungit pitävät tärkeänä, että eVaka-järjestelmän ominaisuuksien jatkokehittäminen on kaupunkien omassa päätäntävallassa. Espoon, Tampereen, Oulun ja Turun kaupunkien tavoitteena on kehittää järjestelmää niin, että se palvelisi niitä seuraavat 10 vuotta.
Sovellettavissa laajemminkin
Kaupungit ovat investoineet oman järjestelmän kehittämiseen, sillä markkinoilta ei löytynyt valmista järjestelmää, joka olisi yhdistänyt kaikki varhaiskasvatuksen tarpeet. Esimerkiksi Tampereella varhaiskasvatuksessa käytettiin ennen eVakaa kolmea eri järjestelmää.
”Kun tiedot ovat yhdessä järjestelmässä, myös erilaisten hallinnollisten työprosessien automatisointi on helpompaa. Tällöin työntekijöiden aikaa säästyy tärkeämpään työhön”, eVakan tuotepäällikkö Miia Latvala toteaa.
Tähän mennessä eVaka-järjestelmän kehittämiseen on käytetty yhdeksän miljoonaa euroa, josta 3,4 miljoonaa on ollut valtiovarainministeriön rahoitusta. Kehittäjäkaupungit Espoo, Tampere, Oulu ja Turku ovat maksaneet loput kustannukset.
Nyt kunnat kehittävät eVakan kolmatta versiota, jossa muun muassa automatisoidaan talouden prosesseja ja kehitetään huoltajien ja päiväkodin välistä viestintää.
”Oppeja eVakasta kannattaisi hyödyntää muissakin julkisen sektorin tietojärjestelmähankkeissa”, toteaa Espoon kaupungin tietohallintojohtaja Maarit Waskilampi-Kuikka.